LEGAL

Términos y Condiciones para el Formulario de Contacto

Al enviar este formulario de contacto, usted acepta los siguientes términos y condiciones. Si no está de acuerdo con estos términos, por favor, no utilice este formulario.

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., entidad con domicilio en el Km 6 # 11-25 Vía Bucaramanga-Girón, Barrio La Esmeralda, Girón – Santander Colombia , Correo electrónico: inversionesherrerasas@gmail.com Teléfono: 3132546578 - 3142053708

3. Definiciones

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos:

Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Clientes:

Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. tiene una relación comercial

Dato Personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.

Dato sensible:

Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros,la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Reclamo:

Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Términos y Condiciones:

marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular:

Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia:

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Legalidad:

El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

Finalidad:

Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

Libertad:

La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Veracidad o Calidad:

La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia:

En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida:

El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad:

Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad:

Todos los funcionarios que trabajen en INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.

5. Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.

INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. , actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;

Controlar el acceso a las oficinas de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de éstos, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

Transferir la información recolectada a distintas áreas de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);

Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

Registrar sus datos personales en los sistemas de información de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas;

Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.

2. Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:

Para cumplir las obligaciones contraídas por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos;

Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos que ofrece INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;

Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

Para mejorar, promocionar y desarrollar los productos que se comercializan;

Para realizar la gestión de facturación, contable y fiscal.

Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Permitir que compañías vinculadas a INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;

Controlar el acceso a las oficinas de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., incluyendo descargas de contenidos y formatos.

3. Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;

Desarrollar las actividades propias de la gestión del Talento Humano dentro de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, seguimiento a las condiciones de salud, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;

Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

Coordinar el desarrollo personal y profesional de los empleados a través de programas de formación y capacitación, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;

Planificar actividades empresariales.

4. Respecto a los Datos de Proveedores:

Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;

Para hacer el registro en los sistemas de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

5. Respecto a los datos personales de nuestros Accionistas:

Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Para el pago de dividendos;

Para la gestión administrativa, contable y fiscal;

Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

6.1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.3 Ser informado por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

6.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

6.5 Solicitar a INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular e INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

6.6 Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular;

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; <

Por estipulación a favor de otro o para otro.

7. Deberes de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada, respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

8. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política

El área de Gestión Humana tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para tal efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Gestión Humana y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. El área de Gestión Humana, también ha sido designada por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Km 6 # 11-25 Barrio La Esmeralda Vía Bucaramanga – Girón, Girón - Santander, Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: inversionesherrerasas@gmail.com.

9. Autorización

INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., tales como:

Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.

De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.

Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

10. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. informará al Titular:

cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. Adicionalmente, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S. ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales

Los Titulares de Datos Personales tratados por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

Comunicación dirigida a INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., área de Gestión Humana, Km 6 # 11-25 Vía Bucaramanga – Girón, Barrio La Esmeralda, , Girón - Santander. Colombia.

Solicitud presentada al correo electrónico: inversionesherrerasas@gmail.com

 Solicitud presentada a través del teléfono +57 (313) 2546578 o +57 (314) 2053708.

 Solicitud presentada a través de la página web de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., en la sección de contacto.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

11.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

Las peticiones y/o consultas serán atendida por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA COMPAÑIA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

Documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

Si la solicitud se presenta incompleta, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Gestión Humana de Inversiones La Herrereña SAS., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Información Obtenida en forma pasiva

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

13. Seguridad de los Datos Personales

INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., y sus Encargados. INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

13.1 Bases de Datos No Automatizadas:

Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.

Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares.

Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.

Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.

Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.

Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.

Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.

13.2 Bases de Datos Automatizadas:

Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.

Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.

Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

Acceso a datos mediante redes seguras.

Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.

Sistema de etiquetado confidencial.

Cifrado de datos.

Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera

Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.

14. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a la empresa cuando:

Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.;

Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

Los alcances y finalidades del tratamiento.

Las actividades que el Encargado realizará en nombre de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.

Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato e INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S.

El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.

La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales

15.Legislación Aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

16. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, INVERSIONES LA HERREREÑA S.A.S., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Esta política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 2 de febrero de 2021.